Môi trường doanh nghiệp là nơi dữ liệu được trao đổi liên tục. Sự hỗ trợ từ những nền tảng lưu trữ cloud như Google Drive ra đời giúp giải quyết bài toán tối ưu cộng tác chia sẻ dữ liệu. Tuy nhiên, với các tệp không phải của Google (chẳng hạn như tệp Microsoft Office) có đôi lúc bạn đã thấy bực bội khi phải tải xuống và tải lên các tệp này mỗi khi bạn muốn mở hoặc chỉnh sửa chúng. Đó là lúc Drive File Stream xuất hiện, hãy cùng xem sự khác biệt giữa Google Drive và File Stream để có sự lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp.

Mục Lục

• Giới thiệu Google Drive

• Google Drive File Stream 

• Google Drive và Google Drive File Stream khác nhau ở điểm nào? 

• Ưu điểm của Google Drive File Stream

  • Dễ dàng mở và làm việc trên các tệp không phải của Google trong các ứng dụng gốc của chúng:

  • Xem khi người khác chỉnh sửa tệp Microsoft Office được lưu trữ trong Google Drive:

  • Truy cập ngoại tuyến các tệp không phải của Google:

  • Sở hữu một ổ đĩa hoạt động cả online và offline trên máy tính:

Giới thiệu Google Drive

Google Drive là một dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên Cloud và giống như tất cả các dịch vụ cloud, chức năng chính của nó là hỗ trợ giảm tải cho các ổ cứng của bạn. Lưu trữ cloud hoạt động bằng cách tải các tệp của bạn lên các máy chủ từ xa của riêng nó hoặc “cloud”, giúp giải phóng dung lượng trên máy tính của bạn. Từ đó, người dùng có nhiều không gian trên thiết bị cho những việc quan trọng hơn, như cài đặt các ứng dụng và phần mềm với dung lượng lớn.

Google Drive hoạt động dưới dạng SaaS – Phần mềm như một Dịch vụ, nó có sẵn cho Windows, Mac, iOS và Android. Với tùy chọn lưu trữ mặc định cho Gmail và Google Documents, việc sao lưu tài liệu của bạn trên Google Drive sẽ giúp tài liệu của bạn an toàn và dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi

Google Drive File Stream 

Drive File Stream là một ứng dụng cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tệp Google Drive của mình từ trình duyệt tệp trên máy Mac hoặc PC của bạn. Không giống như các công cụ tương tự, Drive File Stream không tải xuống tất cả các tệp Google Drive trên máy tính của bạn mà truyền tệp trực tiếp từ đám mây đến thiết bị của bạn khi bạn cần. Điều này tránh làm đầy dung lượng ổ đĩa trên thiết bị của bạn và tránh gặp phải các sự cố băng thông mạng.

Drive File Stream có thể được sử dụng để truy cập tất cả các tệp trong cả My Drive và Team Drives.

Google Drive và Google Drive File Stream khác nhau ở điểm nào? 

Nhìn chung, cả hai công cụ đều có những lợi thế riêng. Và qua một thời gian dài Google Drive luôn là bộ lưu trữ đắc lực cho người dùng Google. 

Từ lúc ra đời, Google Drive được phát triển để không chỉ giúp bạn lưu trữ tệp. Nó hoạt động như một bộ lưu trữ trung tâm cho tất cả hoạt động trên Google của bạn. Drive hoạt động với toàn bộ hệ sinh thái ứng dụng của Google, bao gồm cả ứng dụng văn phòng Google Workspace. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng nó để tạo tệp Google Docs, khảo sát Google Form, bảng tính Google Sheets hoặc bản trình bày Google Slides. Tuy nhiên, Google sử dụng Drive để lưu trữ Google Photos, cũng như lưu trữ các tệp đính kèm trong Gmail và tài liệu Google Workspace của bạn, và do đó có thể chiếm rất nhiều dung lượng.

Nó cũng là một trong những dịch vụ đám mây tốt nhất để chia sẻ, nhờ các tùy chọn chia sẻ có thể tùy chỉnh cao. Khi chia sẻ tệp trên Google Drive, bạn có thể đặt quyền cho từng người mà bạn đang chia sẻ. Bạn thậm chí có thể cho phép những người dùng khác chỉnh sửa tệp Google Docs cùng với bạn, cho phép bạn cộng tác với tối đa 100 người trên bất kỳ tài liệu Google Workspace nào.

Nếu bạn có tài khoản Google, bạn cũng đã có Google Drive. Chỉ cần đăng ký tài khoản bạn sẽ nhận được 15GB dung lượng miễn phí, điều này khiến gói miễn phí của Drive được xếp hạng gần đầu danh sách lưu trữ cloud miễn phí tốt nhất. Và để có thêm dung lượng cho bộ lưu trữ, bạn cần gia hạn và trả phí mở rộng bộ nhớ cho tài khoản của mình.

Ưu điểm của Google Drive File Stream

Nếu như doanh nghiệp đã đang và sẽ sử dụng nền tảng hệ sinh thái Google: từ bộ công cụ năng suất Workspace đến Google Cloud Platform thì khác biệt từ Drive File Stream là không đáng kể. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp sử dụng nhiều nền tảng, cần lưu trữ đa dạng các loại file phục vụ cho công việc kinh doanh (e.g. Microsoft Office files, PDFs, Photoshop files etc.) thì Drive File Stream lại tỏ ra vượt trội. Bằng cách sử dụng Drive File Stream, bạn có thể:

Dễ dàng mở và làm việc trên các tệp không phải của Google trong các ứng dụng gốc của chúng:

Ví dụ: bạn có thể mở tệp Word trong Microsoft Word và thực hiện các thay đổi. Khi bạn lưu tệp, phiên bản đã thay đổi sẽ được tự động tải lại lên Google Drive. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu tải xuống và tải lên các tệp không phải của Google.

Xem khi người khác chỉnh sửa tệp Microsoft Office được lưu trữ trong Google Drive:

Drive File Stream có tính năng hiện diện trong thời gian thực, có thể hiển thị cho bạn khi người khác thực hiện thay đổi đối với tệp Microsoft Office. Điều này giúp ngăn ngừa xung đột phiên bản.

Truy cập ngoại tuyến các tệp không phải của Google:

Bạn có thể chỉ định các thư mục và tệp cụ thể trở nên khả dụng qua Drive File Stream khi bạn ngoại tuyến.

Sở hữu một ổ đĩa hoạt động cả online và offline trên máy tính:

Biến Google Drive thành ổ đĩa máy tính vừa giúp bạn mở rộng không gian lưu trữ, vừa giúp bạn tiết kiệm không gian ổ cứng, bởi dữ liệu sau khi chuyển vào ổ đĩa Google Drive mặc định sẽ chỉ lưu online. Và nếu bạn có gỡ cài đặt Drive File Stream, các tệp Drive của bạn sẽ không bị ảnh hưởng. Chúng vẫn có thể được truy cập từ Drive trên web.

Drive File Stream chỉ khả dụng cho tài khoản Google Workspace (dành cho giáo dục và các tổ chức khác). Nếu bạn muốn dễ dàng làm việc với các tệp không phải của Google trong tài khoản Google thông thường, vui lòng liên hệ với admin của doanh nghiệp nơi bạn đang làm việc để được hỗ trợ sử dụng Google Drive File Stream hoặc sử dụng Google Drive Backup and Sync dành cho tài khoản Google cá nhân.

Sự khác biệt cơ bản giữa Google Drive và Google Drive File Stream được tóm tắt thành bảng sau:

Qua thông tin về sự khác biệt trên, người dùng cá nhân và các doanh nghiệp đều có thể đưa ra quyết định, chọn cho mình một bộ lưu trữ trực tuyến hoặc sử dụng xen kẽ tùy theo mục tiêu và định hướng của mỗi người dùng. Hãy để Google Drive và Google Drive File Stream hỗ trợ cho việc lưu trữ một cách thuận tiện và dễ dàng hơn.

Liên hệ Gimasys để được tư vấn chiến lược chuyển đổi phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp của bạn và trải nghiệm miễn phí Google Drive và Google Drive File Stream: 

Truy cập trực tuyến và đồng bộ hoá hai chiều bằng ứng dụng Drive cho máy tính

Dùng tính năng đồng bộ hoá hai chiều và truy cập trực tuyến để đồng bộ hoá tệp trong ứng dụng Drive cho máy tính.

• Miễn là có kết nối Internet ổn định, hầu hết người dùng đều chọn tính năng truy cập trực tuyến để làm việc với các tệp trong Google Drive trên máy tính của họ. Các tệp chủ yếu được lưu trữ trên đám mây nhưng sẽ được đặt ở chế độ có thể truy cập khi không kết nối mạng khi bạn truy cập vào chúng.

• Với tính năng đồng bộ hoá hai chiều, bạn có thể chọn vị trí mà các tệp trong thư mục Drive của tôi sẽ xuất hiện trên thiết bị của bạn, hoặc bạn có thể sao lưu các tệp trên thiết bị lên đám mây. Tệp được đồng bộ hoá hai chiều sẽ luôn được lưu trữ trên máy tính và trên đám mây. Bạn có thể sử dụng các tệp này khi không có mạng.

Những thay đổi bạn thực hiện đối với các tệp được truy cập trực tuyến hoặc được đồng bộ hoá hai chiều trên một thiết bị sẽ áp dụng ở mọi nơi. Trong cả hai trường hợp, ứng dụng Drive cho máy tính vẫn cho phép bạn duyệt qua tất cả các tệp và thư mục trong Google Drive trên máy tính. 

Hãy xem bảng dưới đây để quyết định nên sử dụng tính năng truy cập trực tuyến hay đồng bộ hoá hai chiều: 

Truy cập trực tuyến

Đồng bộ hoá hai chiều

Trường hợp sử dụng nâng cao

Phải kết nối Internet. Giảm thiểu mức sử dụng ổ đĩa cứng và lưu trữ nội dung an toàn trên đám mây.

Truy cập vào các tệp trên đám mây ngay cả khi bạn không có kết nối Internet hoặc ứng dụng Drive cho máy tính không chạy.

Lưu trữ

Tệp và thư mục được lưu trữ trên đám mây. Bộ nhớ trên máy tính chỉ được dùng khi bạn làm việc trong các tệp trên máy tính hoặc trong các tệp được sử dụng thường xuyên và được sử dụng gần đây.

Các tệp và thư mục được lưu trữ trên đám mây và trên ổ đĩa cứng trên máy tính của bạn.

Khả năng sử dụng và quyền truy cập

• Bạn chỉ có thể dùng tệp trực tuyến, trừ trường hợp bạn đặt riêng tệp ở chế độ có thể sử dụng khi không có mạng bằng ứng dụng Drive cho máy tính.

• Bạn có thể truy cập vào tệp thông qua Finder trên macOS hoặc File Explorer trên Windows.

• Bạn chỉ có thể truy cập vào tệp khi ứng dụng Drive cho máy tính đang chạy.

• Bạn có thể dùng các tệp khi có mạng hoặc không có mạng.

• Bạn có thể truy cập vào tệp thông qua Finder trên macOS hoặc File Explorer trên Windows.

Các loại ổ được hỗ trợ

Bạn chỉ có thể truy cập trực tuyến các tệp trên bộ nhớ dùng chung, máy tính khác và thiết bị USB đã sao lưu. Bạn có thể truy cập trực tuyến hoặc đồng bộ hoá hai chiều thư mục Drive của tôi.

Bạn chỉ có thể đồng bộ hoá hai chiều thư mục trên máy tính hoặc màn hình máy tính. Bạn có thể truy cập trực tuyến hoặc đồng bộ hoá hai chiều thư mục Drive của tôi.

Ảnh hưởng của ứng dụng

Một số ứng dụng sử dụng kết hợp các API, gây khó khăn cho việc truy cập trực tuyến tệp.

Với các ứng dụng cần phải viết nhiều, chỉnh sửa video hoặc chỉnh sửa ảnh có độ phân giải cao, bạn nên đồng bộ hoá hai chiều tệp để các ứng dụng này hoạt động nhanh hơn.

Lưu ý quan trọng: 

• Bạn có thể chọn đồng bộ hoá hai chiều hoặc truy cập trực tuyến các tệp trên thư mục Drive của tôi.

• Bạn chỉ có thể đồng bộ hoá hai chiều các tệp khác trên thiết bị Tìm hiểu thêm.

• Bạn chỉ có thể truy cập trực tuyến bộ nhớ dùng chung. 

• Các phiên bản macOS gần đây có thể truy cập trực tuyến theo cách khác. Tìm hiểu tác động của macOS đối với việc truy cập trực tuyến tệp.

Truy cập trực tuyến hoặc đồng bộ hoá hai chiều thư mục Drive của tôi

1. Mở ứng dụng Drive cho máy tính.

2. Nhấp vào biểu tượng Cài đặt   Lựa chọn ưu tiên.

3. Ở bên trái, hãy nhấp vào Thư mục trên Drive.

4. Trong phần "Cách đồng bộ hoá Drive của tôi", hãy chọn Truy cập trực tuyến tệp hoặc Đồng bộ hoá hai chiều tệp.