Quản lý hồ sơ dự án xây dựng: Những thách thức và giải pháp hiệu quả cho DN Xây dựng Việt Nam

• Hằng Nguyễn

• 27/02/2024

Nội dung

• Quản lý hồ sơ dự án xây dựng là gì?

• Tại sao quản lý hồ sơ dự án xây dựng lại quan trọng?

• Các loại hồ sơ dự án xây dựng thông dụng

• Những thách thức trong quản lý hồ sơ dự án xây dựng

• Dễ dàng quản lý hồ sơ dự án xây dựng với phần mềm FastCons Drive

• Kết luận

Quản lý hồ sơ dự án trong lĩnh vực xây dựng đóng vai trò quyết định đối với thành công của mọi dự án. Khi các nhà thầu chuyển từ mô hình quản lý truyền thống sang ứng dụng kỹ thuật số, họ đã khám phá ra nhiều phương tiện quản lý hồ sơ dự án, từ những giải pháp đơn giản đến những hệ thống phức tạp. 

Cùng FastCons tìm hiểu về những thách thức trong quá trình quản lý và cách quản lý hồ sơ dự án xây dựng một cách hiệu quả qua bài viết dưới đây.

Quản lý hồ sơ dự án xây dựng là gì?

Trong xây dựng, quản lý hồ sơ dự án là quá trình doanh nghiệp sử dụng để lưu trữ, sắp xếp và truy cập các hợp đồng, giấy phép, báo cáo hàng ngày, bản thiết kế và các loại tài liệu khác cần thiết cho một dự án xây dựng.

Để quản lý hồ sơ dự án xây dựng hiệu quả, người quản lý dự án, giám đốc hay các bên liên quan sẽ cần sử dụng nhiều công cụ và chiến lược khác nhau để duy trì & bảo mật hồ sơ.

Tại sao quản lý hồ sơ dự án xây dựng lại quan trọng?

Quản lý hồ sơ dự án xây dựng rất quan trọng vì với một quy trình hiệu quả, các công ty xây dựng có thể nhanh chóng truy cập thông tin giúp họ giám sát chính xác hiệu suất, đưa ra quyết định sáng suốt và bảo vệ mình khỏi các tranh chấp và kiện tụng.

Thực hành quản lý tài liệu tốt sẽ giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả.

Tìm hiểu thêm: 10 phần mềm quản lý hồ sơ dự án xây dựng phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam

Các loại hồ sơ dự án xây dựng thông dụng

Các loại tài liệu xây dựng phổ biến nhất là:

1. Đề xuất đấu thầu (Bid proposals): Tài liệu chứa thông tin chi tiết về giá và điều kiện mà các nhà thầu đề xuất cho một dự án xây dựng cụ thể. Nó được chuyển giao đến chủ đầu tư để cạnh tranh và lựa chọn nhà thầu phù hợp cho dự án.

2. Bản vẽ thiết kế (Blueprints): Bản vẽ kỹ thuật chi tiết của dự án xây dựng, mô tả vị trí và chiều cao của các công trình, đặc điểm kỹ thuật, và các thông số khác để hướng dẫn quá trình xây dựng.

3. Báo cáo hàng ngày (Daily reports): Bản tường trình ghi lại các sự kiện, tiến độ công việc, vấn đề, và các thông tin khác liên quan đến ngày làm việc trong dự án xây dựng.

4. Theo dõi sản xuất (Production tracking): Quá trình theo dõi và ghi lại thông tin về sản xuất và tiến độ công việc trong dự án xây dựng.

5. Thẻ giờ làm việc (Time cards): Bảng ghi chép thời gian làm việc của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định, thường được sử dụng để tính lương và quản lý năng suất lao động.

6. Giấy phép (Permits): Tài liệu chứng nhận được cấp bởi cơ quan chính phủ hoặc quyền lực có thẩm quyền, cho phép việc thực hiện một loại công việc hoặc dự án xây dựng cụ thể.

7. Theo dõi vật liệu (Material tracking): Quá trình theo dõi và ghi lại thông tin về vật liệu được sử dụng trong dự án xây dựng.

8. Danh sách kiểm tra an toàn và chất lượng (Safety and quality checklists): Danh sách kiểm tra chứa các tiêu chí an toàn và chất lượng cần được tuân thủ trong quá trình xây dựng.

9. Hợp đồng (Contracts): Văn bản chính thức mô tả các điều khoản, điều kiện, và cam kết giữa các bên tham gia trong dự án xây dựng.

11. Biểu mẫu thay đổi yêu cầu (Change orders): Văn bản chứa các thay đổi, bổ sung, hoặc sửa đổi về yêu cầu của dự án so với ban đầu được thỏa thuận trong hợp đồng.

12. Quản lý chi phí: Tổng hợp chi tiết về giá trị của các công việc được thực hiện trong dự án, thường được sử dụng để quản lý thanh toán.

13. Danh sách đăng ký tham dự cuộc họp hộp công cụ (Toolbox talk attendance sheets): Là danh sách đăng ký tham dự cuộc họp an toàn hay hội thảo đào tạo về các công cụ và trang thiết bị an toàn trong quá trình xây dựng.

Các bên liên quan cần sắp xếp các tài nguyên này để họ có thể nhanh chóng tìm thấy các tài liệu cụ thể bất cứ khi nào họ cần xem xét hoặc tham khảo chúng.

Tìm hiểu thêm: 7 Phần mềm quản lý dự án xây dựng chọn lọc, nên tham khảo

Đọc thêm: Quy định, hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng: Gợi ý phần mềm quản lý cho doanh nghiệp

Những thách thức trong quản lý hồ sơ dự án xây dựng

Quản lý hồ sơ dự án xây dựng không phải là công việc dễ dàng khi mà bạn phải quản lý từ hợp đồng, chi phí, báo cáo tài chính, bản vẽ, thông số kỹ thuật,… tất cả cần được đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch của dự án. Có thể thấy hồ sơ dự án xây dựng đóng vai trò không thể thiếu trong xây dựng. Tuy nhiên, sẽ có nhiều thách thức nảy sinh liên quan đến vấn đề quản lý hồ sơ dự án xây dựng hiệu quả.

1. Khó khăn trong việc quản lý phiên bản cập nhật 

Một quy trình hoặc nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi sự đóng góp của nhiều nhân viên, vì vậy sẽ rất khó khăn cho người quản lý trong việc theo dõi mọi sửa đổi trên một tài liệu trong quá trình làm việc. Do đó, cần có một công cụ đáng tin cậy để theo dõi và quản lý mọi cập nhật trên tài liệu đó.

Hệ thống quản lý hồ sơ dự án của bạn phải theo dõi được sự sửa đổi của các phiên bản. Nó sẽ cho phép nhóm của bạn cộng tác liền mạch, đồng thời cung cấp cho người quản lý chủ động đánh giá và theo dõi dễ dàng để xem lịch sử của tài liệu và đảm bảo rằng họ đang xem sản phẩm cuối cùng.

2. Lưu trữ hồ sơ không có tổ chức

Việc quản lý hàng ngàn tài liệu trong dự án xây dựng có thể trở nên phức tạp nếu không có một hệ thống tổ chức đúng đắn. Điều này bao gồm việc làm thế nào để phân loại, đặt tên và các nhóm hồ sơ. Nếu không có hệ thống rõ ràng, việc tìm kiếm thông tin có thể trở nên đau đầu và tốn thời gian. Đồng thời, đảm bảo rằng mọi thành viên có thể dễ dàng truy cập tài liệu cần thiết, đặc biệt là khi họ làm việc từ công trường.

3. Không có phương tiện chia sẻ hồ sơ hiệu quả

Thiếu sự giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên làm việc ngoài hiện trường và nhân viên làm việc tại văn phòng khi không được liên tục kết nối. 

Cần thiết lập các kênh giao tiếp hiệu quả và hệ thống chia sẻ tài liệu mà cả đội làm việc trên công trường và nhân viên văn phòng đều có thể sử dụng như tích hợp của các ứng dụng di động, cơ sở dữ liệu trực tuyến hay các phương tiện khác để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách nhanh chóng và chính xác.

Dễ dàng quản lý hồ sơ dự án xây dựng với phần mềm FastCons Drive

Triển khai phần mềm quản lý hồ sơ dự án xây dựng là một cách dễ dàng để cải thiện quy trình quản lý tài liệu của bạn. Dưới đây là video giới thiệu tổng quan, gợi ý bạn tìm hiểu chi tiết.

1. Giúp việc thu thập dữ liệu trở nên dễ dàng

Sử dụng kỹ thuật số có nghĩa là tạo báo cáo hàng ngày, hoàn thành thẻ chấm công và điền vào danh sách kiểm tra tốn ít thời gian và công sức hơn trong lĩnh vực này. Tạo mẫu, chỉ định mẫu và nhóm của bạn có thể sử dụng thiết bị di động của họ để nhanh chóng thu thập dữ liệu và gửi tài liệu chỉ bằng một nút bấm.

Người quản lý dự án cũng dễ dàng kết hợp và phân tích dữ liệu hiện trường hơn khi dữ liệu đó được chuẩn hóa bằng kỹ thuật số.

2. Nhận tất cả thông tin của bạn ở một nơi

Với phần mềm quản lý tài liệu xây dựng, bạn có thể lưu trữ tất cả các tài liệu dự án hợp lệ của mình ở cùng một vị trí thuận tiện. Bạn có thể sắp xếp các tệp của mình theo cách hợp lý nhất, sử dụng chức năng tìm kiếm để định vị chúng thay vì phải dựa vào bộ nhớ.

Nhóm của bạn sẽ luôn biết nơi để tìm thông tin họ cần.

3. Chia sẻ tập tin ngay lập tức

Thông qua lưu trữ đám mây, hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số giúp việc chia sẻ tệp trở nên dễ dàng. Thay vì soạn email hoặc tin nhắn văn bản, nhóm của bạn sẽ gửi tài liệu và các bên liên quan có thể được thông báo ngay lập tức.

Họ có thể truy cập tài liệu theo thời gian thực và họ sẽ có bản ghi kỹ thuật số về lịch sử phiên bản.

4. Tích hợp quản lý tài hồ sơ dự án

Nếu bạn đang sử dụng phương pháp quản lý hồ sơ theo cách truyền thống và cần chia sẻ dữ liệu kỹ thuật số, bạn sẽ phải chuyển dữ liệu đó theo cách thủ công. Với phần mềm quản lý hồ sơ dự án,  bạn có thể tự động chia sẻ dữ liệu với phần mềm kế toán hoặc quản lý dự án của mình.

Với tính năng quản lý tài liệu tích hợp, bạn giảm đáng kể thời gian xử lý bảng lương hoặc phân tích tiến độ dự án.

Kết luận

Quản lý hồ sơ dự án xây dựng là một phần quan trọng để quản lý dự án thành công. Có nhiều loại hồ sơ dự án khác nhau mà các công ty xây dựng sử dụng để lập kế hoạch dự án, giám sát hiệu suất và giải quyết các tranh chấp hoặc vấn đề pháp lý.

Việc thiết lập hệ thống quản lý hồ sơ dự án xây dựng được chuẩn hóa giúp doanh nghiệp tận dụng tốt hơn những thông tin đã thu thập được trong suốt quá trình xây dựng. Với các phương pháp hay nhất và sự trợ giúp của phần mềm quản lý tài liệu xây dựng FastCons Drive, bạn có thể theo dõi tài liệu hiệu quả hơn và nhanh chóng tìm thấy các thông tin bất cứ khi nào cần.